About Shiftbase & Planning

Shiftbase is ons planningssysteem. We gebruiken Shiftbase voor het rooster, het registreren van gewerkte uren en aanvragen van vakanties.

In de app vind je verschillende secties met handige functies. Hieronder een korte uitleg per onderdeel:

Home: Hier zie je alle belangrijke informatie, zoals je ingeplande diensten, en heb je de optie om in- en uit te klokken.
Rooster: Bekijk hier je geplande diensten.
Urenregistratie: Hier zie je je daadwerkelijk gewerkte uren.
Afwezigheid: Medewerkers met vaste uren kunnen hier vakantie aanvragen. Als oproepkracht gebruik je deze functie niet!
Meer: Hier vind je onder andere opties om je beschikbaarheid door te geven, nieuwsberichten te lezen en eventueel bestanden in te zien.

Je ontvangt je inloggegevens per e-mail. Volg onderstaande stappen om je account te activeren en in te loggen:

Maak direct je persoonlijke wachtwoord aan.
Tijdens het inloggen krijg je de optie om multi-factor authenticatie (MFA) in te stellen. We raden aan om dit te activeren in verband met de veiligheid van je account.
Download de Shiftbase-app via de App Store of Google Play Store. Via onderstaande buttons kun je de app direct downloaden.
Open de app en kies voor ‘Heb je al een account? > Inloggen’.
Vul je inloggegevens in om toegang te krijgen tot Shiftbase.

💡 Tip: Sta pushmeldingen toe in de app, zodat je geen belangrijke informatie mist.

Inloggen kan ook via de webbrowser: https://app.shiftbase.com/login

Ben je je wachtwoord vergeten? Dan kun je deze resetten via: https://app.shiftbase.com/login/forgot

⚠️ Vergeten in- of uit te klokken? Meld dit direct, maar zeker binnen 24 uur, bij je leidinggevende. Voor hosts & schippers is dit de Duty Manager van de dag.
Wanneer je je uren niet klokt, worden deze niet geregistreerd en daarmee ook niet uitbetaald.

Inklokken

Ben je op tijd en klok je in? Dan wordt je starttijd automatisch gelijkgezet aan je geplande starttijd.
Ben je te laat? Dan wordt je daadwerkelijke inkloktijd gebruikt (afgerond op 5 minuten).

Uitklokken

Klok onmiddellijk uit nadat je klaar bent met werken. De eindtijd wordt afgerond op 5 minuten.

Eerder klaar dan je geplande eindtijd? (Alleen met toestemming van je manager)

Geen vervangend werk gewenst: informeer je manager via WhatsApp en voeg na het uitklokken een notitie toe in de Shiftbase-app. 📝
Geen vervangend werk beschikbaar door manager: voeg bij het uitklokken een notitie toe in de app waarin je aangeeft dat er geen vervangend werk beschikbaar was. Je manager past bij het accorderen van de uren de eindtijd aan naar jouw geplande tijd.

Later klaar dan je geplande eindtijd?

Voeg altijd een notitie toe in de app met de reden. Zonder notitie wordt je eindtijd automatisch teruggezet naar de geplande eindtijd

De meeste afdelingen (bijvoorbeeld host, schipper & kade) klokken in en uit via hun mobiele telefoon. Dit gaat op ‘geolocatie’, het is dus belangrijk dat je je locatievoorziening aanzet voor de Shiftbase app. Als je op de start- of eindlocatie van je shift bent, verschijnt de optie ‘inklokken’ of ‘uitklokken’ op de homepage van de app. Voor elke start- en eindlocatie is een geolocatie ingesteld.

Bijvoorbeeld: als host begin je bij Anne Frank en klok je daar in. Je klokt uit bij E-Harbour wanneer je shift in de haven eindigt.

Voor sommige afdelingen (bijvoorbeeld op de haven) gebruik je een tablet om in- en uit te klokken. Deze is aanwezig op jouw werklocatie. Zo klok je:

• Klik op de groene Inklok-knop in het midden van het scherm.

Er verschijnt een lijst van medewerkers.
Scroll door de lijst of klik rechts op de eerste letter van je naam om sneller te zoeken.
Kies je naam om in of uit te klokken.
Vul je persoonlijke pincode in.
Zodra dit is gedaan, ben je ingeklokt.

Voor uitklokken volg je precies dezelfde stappen.

⚠️ Je vindt je persoonlijke pincode in de app bij: Meer > Kioskcode

In the app, you will find several sections with useful features. Below is a short explanation of each section:

Home: Here you can see all important information, such as your scheduled shifts, and you have the option to clock in and out.
Schedule: View your planned shifts here.
Time Tracking: Here you can see your actual worked hours.
Absence: Employees with fixed hours can request vacation here. If you are an on-call employee, you do not use this feature.
More: Here you will find options to submit your availability, read news updates, and possibly view documents.

You will receive your login details by email. Follow the steps below to activate your account and log in:

1. Create your personal password immediately.

2. During login, you will have the option to set up multi-factor authentication (MFA). We strongly recommend enabling this to help keep your account secure.

3. Download the Shiftbase app via the App Store or Google Play Store. You can download the app directly using the buttons below.

4. Open the app and select “Already have an account? > Log in.”

5. Enter your login details to access Shiftbase.

💡 Tip: Enable push notifications in the app so you don’t miss any important updates.

Logging in via web browser: https://app.shiftbase.com/login

Forgot your password? You can reset it here: https://app.shiftbase.com/login/forgot

⚠️ Forgot to clock in or out? Report this immediately, and no later than within 24 hours, to your supervisor. For hosts and skippers, this is the Duty Manager on duty that day.

If you do not clock your hours, they will not be recorded and therefore cannot be paid.

Clocking in 🟢

If you are on time and clock in, your start time will automatically match your scheduled start time.
Running late? Your actual clock-in time will be used (rounded to the nearest 5 minutes).

Clocking out 🔴

Clock out immediately after finishing work. The end time will be rounded to the nearest 5 minutes.

Finished earlier than your scheduled end time? (Only with your manager’s permission)

No replacement work desired: inform your manager via WhatsApp and add a note in the Shiftbase app after clocking out. 📝
No replacement work available from manager: add a note in the app, mentioning that there was no replacement work available. When approving the hours, your manager will adjust the end time to your scheduled time.

Did you finish later than your scheduled end time?
Always add a note in the app explaining the reason Without a note, your end time will automatically reset to the scheduled end time.

Most departments (for example hosts, skippers, and kade) clock in and out using their mobile phone. This works via geolocation, so it is important that you enable location services for the Shiftbase app.

When you are at the start or end location of your shift, the option “Clock in” or “Clock out” will appear on the app’s homepage. A geolocation is set for each start and end location

For example:

As a host, you start at Anne Frank and clock in there.

You clock out at E-Harbour when your shift at the harbor ends.

For some departments (for example at the harbor), you use a tablet to clock in and out. This tablet is available at your work location.
This is how you clock in and out:

Click the green Clock In button in the middle of the screen.
A list of employees will appear.
Scroll through the list or click on the first letter of your name on the right side to search faster.
Select your name to clock in or out.
Enter your personal PIN code.
Once this is completed, you are clocked in.To clock out, follow the exact same steps.

⚠️ You can find your personal PIN code in the app under: More > Kiosk code

Flagship Academy

We help new and current employees of Flagship Amsterdam and Amsterdam Boat Experience get the most out of their job.

Contact:

About Shiftbase & Planning

Alles over Shiftbase

Uitleg van de app

Hoe log ik in in Shiftbase?

In- en uitklokken

Zo klok je in- en uit:

Via de mobiele app (o.a. hosts, schippers & kade)

Via een tablet (o.a. Front Office)

Beschikbaarheid doorgeven

Everything About Shiftbase

Explanation of the app

How do i log in to Shiftbase?

Clocking in- and out

Zo klok je in- en uit:

Via the mobile app (including hosts, skippers & dock staff)

Via a tablet (e.g. Front Office)

Submitting your availability

Flagship Academy

Featured links